Belegung ist ein Saisongeschäft
Die meisten Träger kümmern sich um freie Plätze im Mai, wenn absehbar wird, dass die Gruppen zum neuen Kita-Jahr nicht voll werden. Zu diesem Zeitpunkt haben die Familien in der Region ihre Entscheidung längst getroffen. Die Anmeldungen waren im Januar fällig, die Zusagen sind im Februar rausgegangen, und wer eine Zusage hat, sucht nicht weiter.
Das macht Belegung zu einem Geschäft mit wenigen, festen Fenstern. Wer sie kennt, arbeitet mit einem Jahresplan statt mit Aktionismus im Frühsommer.
Das Kita-Jahr rückwärts gerechnet
Der Startpunkt ist der erste Betreuungstag. In Nordrhein-Westfalen ist das der 1. August, in Bayern und Baden-Württemberg meist der 1. September. Von dort aus zurück:
- Februar bis April: die Kommune vergibt die Plätze, Familien sagen zu oder ab.
- Januar: Anmeldeschluss in vielen Städten, oft der 31. Januar.
- September bis November davor: in einem Teil der Kommunen läuft hier bereits der komplette Anmeldezeitraum.
- Sommer davor: Eltern fangen an, sich umzuhören, und schauen sich Websites und Social-Media-Profile an.
Zwischen dem ersten Kita-Tag und der Entscheidung der Familie liegen also sechs bis zwölf Monate. Das ist der Grund, warum Belegungswerbung im Mai selten noch etwas rettet.
Ihr wichtigster Termin steht nicht in Ihrem Kalender
Die Fristen setzt die Kommune, und sie unterscheiden sich stark. Vier Beispiele aus dem laufenden Verfahren für das Kita-Jahr 2027/28:
| Kommune | Anmeldung bis | Vergabe |
|---|---|---|
| Münster | 31. Januar (Vormerkung im Kita-Navigator) | Vergabe am 11. Februar, Rückmeldung der Eltern bis 20. Februar |
| Düsseldorf | Vormerkung im Kita-Navigator | ab 1. Februar bis spätestens Mitte März |
| Nürnberg | 31. Januar 2027 | über das Kita-Portal ab 8. Februar 2027 |
| Bünde | Anmeldewochen 2. September bis 30. Oktober 2026 | im Anschluss durch die Einrichtungen |
In Bünde ist das Anmeldefenster also schon geschlossen, bevor in Nürnberg der Endspurt überhaupt beginnt. Wer mehrere Standorte in verschiedenen Kreisen betreibt, hat entsprechend mehrere Stichtage.
Quellen: Stadt Münster, Kita-Navigator Düsseldorf, Stadt Nürnberg.
Bevor Sie irgendetwas planen, brauchen Sie diese zwei Daten für jeden Ihrer Standorte: Anmeldeschluss und Vergabetermin. Beides steht auf der Jugendamts-Seite Ihrer Kommune oder im örtlichen Anmeldeportal. Fünf Minuten Arbeit, und der Rest des Jahresplans ergibt sich daraus.
Die vier Fenster im Kita-Jahr
Fenster 1: Sichtbarkeit, drei bis vier Monate vor dem Anmeldeschluss
Die Entscheidung der Familien fällt in den Wochen vor dem Stichtag. Sie fragen im Bekanntenkreis, googeln nach Kitas im Umkreis und schauen sich an, was sie finden. Wer in dieser Phase nicht auftaucht, steht später nicht auf der Vormerkliste, und dann hilft auch ein schöner Tag der offenen Tür nicht mehr.
Praktisch heißt das: bei Anmeldeschluss Ende Januar ab Oktober sichtbar sein, bei Anmeldeschluss Ende Oktober ab Juli. Was auf die Website gehört und wie kurz der Weg zur Anfrage sein muss, steht im Leitfaden Kita-Plätze planbar belegen.
Fenster 2: der Endspurt, vier Wochen vor dem Stichtag
Kurz vor Anmeldeschluss steigt die Suche nach Kita-Plätzen in der Region messbar an, weil Eltern die Frist im Nacken haben. Das ist das günstigste Fenster im ganzen Jahr, weil die Nachfrage von allein da ist. Hier zahlen sich Erinnerungen an die Frist, Termine zur Besichtigung und eine Anfragemöglichkeit aus, die abends um zehn auf dem Handy funktioniert.
Fenster 3: die Nachrückphase, Februar bis April
Dieses Fenster wird fast immer übersehen. Eltern melden ihr Kind bei mehreren Einrichtungen an und bekommen im Februar teilweise mehrere Zusagen gleichzeitig. Sie nehmen eine an, und alle anderen Plätze werden wieder frei. Gleichzeitig gibt es Familien, die leer ausgegangen sind und jetzt aktiv suchen.
In Münster läuft die Rückmeldefrist der Eltern bis zum 20. Februar, in Düsseldorf zieht sich die Vergabe bis Mitte März. In diesen Wochen bewegt sich also mehr, als die Vergabelisten vermuten lassen. Wer in dieser Zeit sichtbar und schnell erreichbar ist, füllt Plätze, die andernorts gerade zurückgegeben wurden.
Fenster 4: Restplätze und unterjährige Belegung, ab Mai
Was jetzt noch offen ist, füllt sich nicht mehr über das reguläre Verfahren. Hier geht es um Familien, die zugezogen sind, deren Betreuung sich geändert hat oder die ihr Kind im Krippenbereich unterbringen müssen. Diese Nachfrage ist kleiner, aber sie ist ganzjährig da.
Der U3-Bereich folgt ohnehin keinem Jahresrhythmus. Der Rechtsanspruch greift mit dem vollendeten ersten Lebensjahr, und Geburtstage verteilen sich über alle zwölf Monate. Krippenplätze werden deshalb laufend nachgefragt und laufend frei. Wenn Sie U3-Plätze anbieten, sollte Ihre Sichtbarkeit nie ganz auf null gehen.
Wann eine Kampagne starten muss
Rechnen Sie vom Stichtag rückwärts, nicht vom Kita-Jahr:
- Eine Kampagne braucht ein bis zwei Wochen, bis die ersten Anfragen verlässlich reinkommen.
- Zwischen Anfrage und Anmeldung liegen Besichtigung, Rückfragen und der Termin in der Einrichtung, meist zwei bis vier Wochen.
- Bei unseren Partnern sind freie Plätze in der Regel innerhalb von 30 bis 60 Tagen belegt.
Acht Wochen vor dem Anmeldeschluss ist deshalb der letzte vernünftige Startpunkt. Zehn bis zwölf Wochen vorher sind besser, weil dann auch die Familien mitbekommen, die noch nicht aktiv suchen.
Für Kommunen mit Stichtag Ende Januar bedeutet das: die Vorbereitung gehört in den Oktober. Für Kommunen mit Herbstanmeldung ist der August der Monat, in dem es losgeht.
Der Fehler, der sich jedes Jahr wiederholt
Der typische Ablauf sieht so aus: Im Mai fällt auf, dass für August acht Plätze offen sind. Es wird eine Anzeige geschaltet, ein Aushang gemacht, vielleicht ein Post auf Facebook. Ein paar Anfragen kommen, zwei Plätze werden belegt, sechs bleiben leer. Im nächsten Jahr passiert dasselbe.
Am Werbemittel liegt das selten. Es liegt am Zeitpunkt. Dieselbe Maßnahme im Oktober hätte den Platz in der Vormerkliste gesichert, bevor die Vergabe lief. Wenn zusätzlich die Kinderzahlen in Ihrem Einzugsgebiet sinken, wird aus einem verpassten Fenster schnell ein strukturelles Problem. Warum das derzeit viele Träger trifft, steht im Artikel zum Geburtenrückgang und seinen Folgen für die Belegung.
Ihr Jahresplan auf einer Seite
Beispiel für eine Kommune mit Anmeldeschluss Ende Januar und Kita-Jahr ab August:
| Monat | Was ansteht |
|---|---|
| Aug / Sept | Termine der Kommune prüfen, Warteliste bereinigen, Website und Anfrageformular aktualisieren |
| Okt / Nov | Sichtbarkeit aufbauen, Kampagne startet, Besichtigungstermine anbieten |
| Dez / Jan | Endspurt bis zum Anmeldeschluss, Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten |
| Feb / März | Nachrückphase aktiv begleiten, Absagen sauber nachfassen |
| Apr / Mai | Restplätze benennen, gezielt für einzelne Gruppen werben |
| Juni / Juli | Unterjährige Anfragen und U3 laufend bedienen, Jahr auswerten |
Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, brauchen Sie diese Tabelle pro Kommune. Zwei Einrichtungen in benachbarten Kreisen können vier Monate auseinanderliegen.
Fazit
Belegung ist planbar, weil die Termine feststehen und öffentlich sind. Der Aufwand liegt darin, sie einmal im Jahr zusammenzutragen und die eigenen Maßnahmen daran auszurichten, statt auf die Zahlen im Mai zu reagieren. Zwei Daten pro Standort reichen als Grundlage: Anmeldeschluss und Vergabetermin. Alles andere ergibt sich daraus.
Wenn Sie wissen möchten, welche Fenster in Ihrer Region gerade offen sind und wie viel Vorlauf Ihre Standorte brauchen, schauen Sie sich unsere Seite zur Platz-Belegung an oder buchen Sie ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen
Wann ist der beste Zeitpunkt, um für freie Kita-Plätze zu werben?
Acht bis zwölf Wochen vor dem Anmeldeschluss Ihrer Kommune. Bei einem Stichtag Ende Januar ist das der Oktober, bei Kommunen mit Herbstanmeldung der Sommer davor. Im Mai für den August zu werben ist der häufigste und teuerste Fehler.
Wo finde ich den Anmeldezeitraum für meine Kommune?
Auf der Seite des zuständigen Jugendamts oder im örtlichen Anmeldeportal, etwa Kita-Navigator, Little Bird oder einem eigenen Kita-Portal der Stadt. Notieren Sie Anmeldeschluss und Vergabetermin für jeden Standort separat, weil sie sich zwischen Kommunen deutlich unterscheiden.
Lohnt sich Werbung noch, wenn die Vergabe schon gelaufen ist?
Ja, in der Nachrückphase zwischen Februar und April. Familien mit mehreren Zusagen geben Plätze zurück, andere sind leer ausgegangen und suchen weiter. Beispiele dafür finden Sie unter Kundenergebnisse.
